Hoe lang doe je er normaal over om de agenda voor een vergadering op te stellen?
Paar minuten, kwartiertje?
De verleiding is – zeker bij een ‘standaard’ teamoverleg – groot om gewoon de agenda van de vorige keer te kopiëren, datum aanpassen en klaar is Kees.
Maar de ervaring leert dat je met een zorgvuldige vergaderplanning enorm veel tijd kunt besparen. Misschien kost het het je individueel tien minuten extra werk, maar de tijdsbesparing tijdens de vergadering (bijvoorbeeld een kwartier) geldt voor alle aanwezigen.
Ik heb een paar tips voor je opgeschreven die je helpen met het opstellen van een goede agenda:
#1 Het doel van de vergadering
Waarom kom je samen?
Ga je brainstormen? Besluiten nemen? Elkaar informeren?
Wat wil je bereiken? En hoe ga je dat doen?
Schrijf het wat, hoe en waarom van de vergadering in maximaal twee regels bovenaan je agenda.
Als je niet weet waarom je gaat vergaderen moet je het niet doen.
#2 Vraag om input
Bij veel vergaderingen worden op het begin nog allerlei nieuwe agendapunten aangedragen. Maar dan is het eigenlijk al te laat. Andere aanwezigen hebben niet de kans gehad om zich voor te bereiden, bovendien is de kans groot dat de meeting door alle nieuwe input uitloopt.
Vraag daarom bij het rondsturen van de agenda expliciet of iemand nog agendapunten wil inbrengen (en waarom). Eventueel kun je dit bij de belangrijkste stakeholders van de vergadering van tevoren al persoonlijk doen.
#3 Maximaal aantal agendapunten
Urenlange vergaderingen zijn ineffectief. Vraag je dus per agendapunt af of het echt noodzakelijk is om het hier aan de vergadertafel over te hebben. Misschien kan het over de mail of in een kleiner overleg worden besproken.
Idealiter heb je per vergadering maximaal 3 tot 5 agendapunten.
#3 Maximale vergadertijd per agendapunt
Schrijf naast elk agendapunt op hoe lang je het hier maximaal over wilt hebben. Als je sneller klaar bent is het natuurlijk ook niet erg.
#4 Onderwerpeigenaren
Bedenk bij elk agendapunt wie hier de belangrijkste stakeholder is. Laat deze persoon het onderwerp voorbereiden. Zet de onderwerpeigenaar ook tussen haakjes op de agenda.
#5 Doel van elk agendapunt
Vraag aan de onderwerpeigenaar om kort samen te vatten wat hij/zij met dit agendapunt wil bereiken en op welke manier. Dit zet je wederom op de agenda zelf.
Effectief Vergaderen helpt je graag met het opstellen van een goede agenda voor je team! Neem contact op of bekijk onze Gratis online training voor meer informatie
Fotocredit: Pexels
