Daar zit je dan. Klaar voor de (online) vergadering. Netjes op tijd, notulen gelezen. De voorzitter start de vergadering. Je bent net bij punt 2 aangekomen (jouw punt), komt je collega binnengestormd of zoals het in deze tijd gaat online binnen stormen:
“Sorry, sorry, dat verkeer is echt een draaaa-maaa.”
Tja, what’s new, denk je dan.
De volgende 5 minuten gaan over hoe vervelend het is dat die nieuwe weg is afgesloten of een andere reden voor het te laat komen. En voor dat je het weet, heeft je collega de vergadering naar zich toe getrokken.
“Ik wil graag nog even snel een agendapunt toevoegen, want ik moet over een half uur weg.”
Nou dat kan er wel even tussendoor, besluit de voorzitter.
WACHT! En mijn punt dan?
Hoe zorg je dat een vergadering gestructureerd verloopt?
Zo gaat het té vaak in vergaderingen. Misschien ben jij degene die zich goed voorbereidt of misschien ben jij degene die altijd te laat komt.
De vraag is: hoe voorkom je nou zoiets?
Hoe zorg je ervoor dat een vergadering gestructureerd verloopt en iedereen aan de beurt komt?
Checklist voorbereiden vergadering
Het begint met duidelijke afspraken maken.
Als je de vergadering plant let dan hier op:
- Geef in een vooraankondiging een deadline voor het insturen van agendapunten
- Verstuur vervolgens de uitnodiging minimaal 7 dagen van te voren
- Zorg ervoor dat de juiste stukken zijn bijgesloten in de mail
- Geef juist de deelnemers die vaak onvoorbereid komen een agendapunt om voor te bereiden. Zo betrek je iedereen bij de vergadering.
Ook tijdens de vergadering is het goed om aan het begin even te benoemen waarom je het zo belangrijk vindt dat mensen goed voorbereid komen.
- Inhoudelijk kun je onderwerpen beter bespreken
- Geen scheve gezichten bij anderen die hun punt wél voorbereiden
- Het vergadert efficiënter, kost minder tijd, iedereen komt aan de beurt
Wees niet te veroordelend, maar maak wel afspraken voor de volgende keer als blijkt dat deelnemers deze keer niet goed voorbereid waren.
Wees consequent voor de beste resultaten
Nu je zeker weet dat iedereen voldoende tijd heeft gehad om zich voor te bereiden, moet je ook consequent zijn tijdens de vergadering:
- Geen agendapunten ingestuurd voor de deadline? Dan mag je tijdens de vergadering geen nieuwe punten inbrengen.
- Oftewel: geen voorbereiding, geen zendtijd
Zo hou je niet alleen de vergadering effectiever. Je zorgt er ook voor dat iedereen die dat wil, aan bod komt. Wil je meer tips of een (online) training Effectief Vergaderen? Neem contact op!
