‘Zoals ik al zei’, begint de gewaardeerde collega van logistiek voor de vijfde keer. Hij is in een loopgravenoorlog verwikkeld met de dame van financiën. Het lijkt er niet op dat ze er snel uitkomen. Vergaderdiscussies. Een beetje vergadering loopt er snel eindeloos door uit. En dichterbij een oplossing kom je niet.
Dus hoe zorg je nu wel voor gezonde vergaderdiscussies?
Mag ik je een paar suggesties doen?
Vergaderdiscussies moet je niet ‘winnen’
Als je een paar minuten de tijd hebt wil ik je deze TED-talk van de Amerikaanse filosoof Daniel Cohen zeker niet onthouden. Hij beargumenteert waarom je discussies niet moet willen ‘winnen’. De hele discussie als oorlog metafoor is volgens hem misplaatst. Hij legt het waarschijnlijk beter uit dan ik hier op kan schrijven, maar om een korte samenvatting te geven:
Met winnaars zijn er ook verliezers
Wat heb je er precies aan als je een discussie wint? Zeker als het een felbevochten overwinning is. Ja – die man van logistiek houdt eindelijk zijn mond – maar gaat hij zometeen als ‘verliezer’ ook enthousiast aan de slag met jouw voorstel? Zou het niet veel beter zijn als jullie samen naar consensus hadden gezocht?
Samenwerken!
Door een discussie als een strijd te zien vergeet je om:
- te onderhandelen
- samen te werken
- te compromitteren
- andere standpunten te overwegen
Leren=verliezen
Bovendien: wat nu als je collega je na een uitgebreide discussie van zijn of haar standpunt weet te overtuigen. Ben je dan een verliezer? Volgens de strijdmetafoor wel. Volgens Cohen ben jij juist degene die nieuwe opzichten heeft opgedaan (je collega had deze overtuiging al) en daardoor vindt hij dat een gek idee.
Een paar handige tips om discussies in vergaderingen minder als strijd te zien:
Begin met een vraag
Sommige voorzitters en managers hebben er een handje van om een stelling te poneren voor de discussie begint. In plaats daarvan kun je beter beginnen met een echte oprecht geïnteresseerde vraag.
Dus niet: Denken jullie ook niet dat X het beste resultaat oplevert?
Maar wel: Hoe bereik je volgens jullie het beste resultaat Y? (met eventueel als aanvulling de opties die op tafel liggen)
Beloon creatief denken
Een effectieve vergadering moet een veilige omgeving zijn waarin iedereen zijn mening mag geven. Daarmee krijg je niet alleen de beste ideeën, maar zorg je er ook voor dat iedereen zich gehoord voelt. Moedig het dus aan wanneer iemand met een creatieve oplossing komt, en kap mensen af die de voorstellen van anderen belachelijk maken.
Betrek iedereen
Idealiter wordt de discussie vooral gevoerd tussen stakeholders bij het onderwerp. In de praktijk blijken het vaak de mondigste deelnemers te zijn. Is iemand verlegen maar weet je toch dat hij of zij een nuttige bijdrage zou kunnen leveren. Probeer hier dan op een niet-confronterende manier om te vragen. Eventueel kun je er (als voorzitter) van te voren ook al even over bellen.
