Als voorzitter heb je een belangrijke rol om bijeenkomsten in goede banen te leiden. Lees daarom ook zeker mijn eerdere blog met 7 tips over hoe je slim een vergadering voorzit. In dit artikel wil ik wat verder inzoomen op een bepaald onderdeel: een vergadering afsluiten met succes.
Daar gaat namelijk nog wel eens wat mis.
Soms omdat er iemand eerder wegmoet (en dan wordt het afgeraffeld).
Soms omdat de discussie maar voortduurt (tot ergernis van velen).
Soms omdat je met een nare nasmaak blijft zitten (het ging er wel erg heftig aan toe).
En zo kan ik nog wel twintig redenen verzinnen. Maar je leest deze blog natuurlijk niet er achter te komen wat er allemaal fout gaat, je wilt weten hoe je het juist goed doet om zo effectiever te kunnen vergaderen. Daarom heb ik een aantal praktische ideeën opgeschreven over hoe je een vergadering beter afsluit:
WVTTK
Lopen je vergaderingen regelmatig uit? Dan kan het een idee zijn om de WVTTK (wat verder nog ter tafel komt) achterwege te laten. ‘Oja laten we het hier ook nog even over hebben’ agendapunten zijn vaak de venijnigste. Deelnemers hebben niet de kans gehad om zich voldoende voor te bereiden en moet daarom tijdens de discussie hun mening nog vormen. Zonde van de tijd. Bovendien sluit je een vergadering zo niet met hoofdzaken, maar met bijzaken af.
Sta stil bij wat je hebt bereikt
Sowieso is het een goed idee om de deelnemers oprecht te bedanken voor hun aanwezigheid en bijdrages. Daarnaast is het slim om nog eens goed samen te vatten wat je tijdens deze vergadering hebt bereikt. Waarover ben je tot een conclusie gekomen? En waarom denk je dat dat waardevol is?
Wees duidelijk over het vervolg
Vergeet bij de samenvatting ook zeker niet nog even de belangrijkste actiepunten aan te stippen. Vertel hoe het nu verder gaat. Wat is de volgende keer dat je hier over gaat praten? Wie gaat nu wat doen? Dit is gelijk een goede check of iedereen op een lijn zit.
Een beladen vergadering afsluiten
Niet iedere vergadering verloopt even soepel. Misschien gaat het er heftig aan toe, is er zelfs ruzie of een emotioneel moment. Sommige voorzitters weten niet goed wat ze hiermee aanmoeten en praten er dan maar overheen. Op die manier blijven (sommige) deelnemers met een vervelend gevoel achter. Probeer daarom aan het eind van de vergadering even te benoemen wat er is gebeurd en hoe mensen zich daarbij voelden. Geef tot slot aan hoe je denkt dit volgende keer te kunnen voorkomen, of hoe het weliswaar onvermijdbaar was maar wel duidelijkheid heeft geschapen.
Voortijdig afsluiten van je vergadering
Het kan zijn dat je een vergadering eerder afsluit omdat iemand of meerdere mensen eerder weg moeten. Probeer in zo’n geval toch even een korte afsluiting te houden. Vat samen wat er als belangrijkste is besproken en wanneer je hier verder over gaat praten.
Een andere reden om een vergadering voortijdig af te sluiten is wanneer er informatie ontbreekt. Of bijvoorbeeld omdat de vergaderdoelen niet duidelijk genoeg zijn. In zo’n geval is het helemaal niet erg om eerder te stoppen. Integendeel zelfs! Hak er alleen niet met de botte bijl in door ineens zomaar af te sluiten. Geef aan waarom je denkt dat het goed is om later verder te praten en doe een kort rondje waarin je ideeën verzamelt over hoe je het volgende keer beter aan kunt pakken.
Fotocredit: Pexels
