Je hoéft niet te vergaderen. Dat klinkt misschien wat gek voor een site die effectiefvergaderen heet, toch blijkt dit een van onze meest waardevolle tips.
Wat zijn dan die situaties waarin je wel een vergadering gepland hebt, maar deze eigenlijk niet nodig blijkt? En wat organiseer je als alternatief?
In deze blog lees je de 7 meest voorkomende alternatieven voor vergaderingen:
1. Er is geen doel > Geen vergadering
We vergaderen nog te vaak omdat het nu eenmaal ingepland staat. Een wekelijks teamoverleg, een maandelijkse meeting.. maar waarom eigenlijk? Wat is het doel? Wanneer dit niet duidelijk is, kun je de vergadering beter aflasten.
2. Gespannen sfeer > Informele activiteit
Soms is het doel wel duidelijk, maar loopt het nog steeds voor geen meter. Bedenk dan of het aan de vergaderopzet zelf ligt (een matige voorzitter, te veel aanwezigen, eindeloze discussies), of dat er iets anders speelt op de werkvloer..
In een samengestelde groep die voor het eerst bij elkaar komt, kan bijvoorbeeld veel wantrouwen heersen. In zo’n geval is het goed om elkaar eerst beter te leren kennen.
3. Kritiek op persoon > Spreek elkaar vooraf
Idealiter bespreek je ideeën en niet personen die ze uiten. Maar soms ontkom je er niet aan om op iemands functioneren in te gaan. Een vergadering is geen goed podium daarvoor. Kritiek wordt snel als publieke vernedering ervaren.
Slimmer is het om hem/haar op een geschikt moment aan te spreken. In de vergadering kun je hier eventueel aan refereren. Vervolgens kijk je weer naar wat gedaan moet worden, niet naar wat er fout is gegaan in het verleden.
4. Creatieve ideeën nodig > Brainstorm
Steve Jobs kwam op het geniale idee voor de iPhone tijdens de Apple bestuursvergadering en Elon Musk bedacht de Tesla bij de WVTTK..
Geloof je het zelf?
Goede ideeën en werkbesprekingen zijn vaak geen goede combinatie. Organiseer daarom naast je vergaderingen een brainstormsessie. Een afwijkende locatie kan daarbij helpen – bijvoorbeeld in de bossen of aan het strand.
5. Gedetailleerde feedback > Via de mail
Soms wil je heel gedetailleerd op iemands plan of verslag ingaan. Een vergadering is daar niet het juiste podium voor – veel van de andere aanwezigen zitten er dan voor niets bij en dat zorgt al snel voor onrust. Beter is het om van tevoren even met deze persoon af te spreken, of – als dat niet lukt – gedetailleerde feedback per mail te versturen.
6. Het grote nieuws > Presentatie
Goed nieuws deel je graag met zoveel mogelijk mensen binnen je organisatie. Een mailtje of een mededeling op de website voelt dan wat afstandelijk. Maar de vraag is of je het op een vergadering moet doen. Het goede nieuws kan al snel ondergesneeuwd raken door allerlei praktische punten.
Leuker en zinvoller is om het goede nieuws aan te kondigen op een feestelijke en korte (!) presentatie – bijvoorbeeld aan het einde van een werkdag.
7. Vrijdagmiddag half vijf > Nu even niet
Tot slot is er nog zoiets als de situatie aanvoelen.
Hoe goed je de vergadering ook hebt voorbereid, hoe zinvol de onderwerpen ook zijn, en hoe kundig de deelnemers.. soms is een lange vergadering gewoon niet op zijn plaats. Bijvoorbeeld op vrijdagmiddag half vijf of de ochtend na een belangrijke WK-wedstrijd van het Nederlands Elftal.
Op zo’n moment volstaat het om de allerdringendste punten even door te spreken en de rest van de vergadering uit te stellen tot een beter moment.
Conclusie: Er zijn zoveel vergaderalternatieven
Bedenk je altijd of een vergadering echt nodig is.
Is er een duidelijk doel? Werkt een brainstorm niet beter? Kent en vertrouwt het team elkaar al? Is iedereen nog alert genoeg? Wil je diep op de materie ingaan of juist vooral groot en goed nieuws delen?
Door minder meetings in te plannen, maak je de overblijvende vergaderingen zinvoller, effectiever en leuker. Kijken hoe je je eigen meeting beter kunt maken? Wij helpen je graag! Vraag een strategie gesprek van 30 minuten aan.
Afbeelding: Pexels
