Effectief vergaderen en muziek
Effectief vergaderen en muziek: niet de meest voor de hand liggende combinatie. Toch kwamen deze twee onderwerpen samen in de radio-uitzending van Gerard Ekdom van 12 november op Radio 10. De aanleiding voor dit item? Een artikel in het AD getiteld: ‘De meeste vergaderingen zijn een regelrechte aanslag op de menselijke ziel’.
Niemand houdt van vergaderen!
De radiomakers herkenden zich direct in de titel van het nieuwsbericht. “Eindelijk iemand die ons snapt” verkondigt Evelien de Bruijn (nieuwslezer bij Radio 10) theatraal. “Iedereen die ooit een vleugje kantoorleven heeft geproefd, móét dit herkennen”, zegt Gerard Ekdom. “Ik heb morgen weer een vergadering in de agenda staan en ik kijk er kokhalzend naar uit.”
Effectief vergaderen doe je zo: 7 tips
In de uitzending kwam vergaderexpert Jan van Halst namens Effectief Vergaderen aan het woord. Hij gaf 7 tips over hoe je van dat – vaak verplichte – praatmomentje een leuke gebeurtenis kunt maken, die ook nog wat oplevert:
Tip 1. Ga staan!
Een staande vergadering verloopt veel sneller en dynamischer.
Tip 2. Vermom agendapunten als vragen
Door een agendapunt als vraag te formuleren en daarbij aan te geven wie het antwoord gaat geven, voorkom je dat het een algemeen onderwerp wordt waar iedereen over na gaat denken. Da’s namelijk ook helemaal niet nodig!
Tip 3. Maak van tevoren duidelijk wat de doelen zijn van de vergadering
Maak per agendapunt duidelijk waarom dit besproken wordt en wat het doel is: is dit een mededeling? Een discussiepunt? Of moet hier een besluit over worden genomen? Zo voorkom je dat alle agendapunten de aanleiding vormen voor langdradige gesprekken. Want, eerlijk: ain’t nobody got time for that.
Tip 4. Houd het kort
Vaak is er voor de vergadering een bepaalde tijd ingepland, bijvoorbeeld 2 uur. Mensen denken dan vaak dat de vergadering ook echt 2 uur moet duren. “Maar dat is onzin natuurlijk”, zegt Jan “de vergadering kan ook na 23 minuten gewoon klaar zijn.”
Tip 5. Nodig alleen de mensen uit die écht bij de vergadering moeten zijn
Vaak worden hele groepen mensen uitgenodigd, waarbij de helft denkt: ‘waarom ben ik hier eigenlijk bij?’ Betrap jij jezelf op die gedachte? De voorzitter van de vergadering is hier verantwoordelijk voor: hij of zij moet alleen die mensen uitnodigen die over het onderwerp mee moeten denken.
Tip 6. Telefoons aan de kant!
Ja, iedereen heeft tegenwoordig een muisarm van het scrollen en swipen. Maar voor tijdens een vergadering: gewoon op een stapeltje leggen. Je hebt ze dan niet nodig en ze leiden alleen maar af. Tenzij je de Thuisbezorgd-app opent dan, wat troostvoer helpt een lange vergadering ook nog wel eens op gang.
Tip 7. Muziek brengt mensen in de juiste sfeer
Het zou geen radioprogramma zijn als dit punt niet aan de orde kwam: muziek kan helpen om mensen in juiste sfeer te brengen. Speel een muziekje bij binnenkomst in de vergaderzaal. “Bijvoorbeeld Year of Decision van 3 Degrees” grapt Gerard Ekdom. “Of A little less conversation van Elvis Presley” zegt Evelien de Bruijn gevat. A little less conversation, a little more action: precies het juiste nummer als het gaat om effectief vergaderen.
Terugluisteren
Wil je het item terugluisteren? Dat kan via deze link. Het artikel in het AD dat de aanleiding vormde voor dit gesprek lees je hier.
Ben je ook klaar met ‘zieldodende’ vergaderingen?
In de workshop en trainingen van Effectief Vergaderen geven we je tips over hoe je van vergaderingen een leuk, inspirerend en effectief moment maakt.
